Buzón de denuncias
El día 17 de diciembre de 2019 entró en vigor la Directiva UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. De acuerdo con su artículo 26.1, los Estados miembros deberán tener transpuesta al Derecho nacional su contenido para el 17 de diciembre de 2021.
La Directiva
El artículo 8 de la Directiva establece la obligación del establecimiento de canales de denuncia interna que, en el caso de la empresa privada, el punto 3 de ese mismo artículo, establece que serán obligatorios para entidades jurídicas del sector privado que tengan 50 o más trabajadores. Además contempla, en su considerando 49, la posibilidad de que los Estados miembros puedan exigir que las entidades jurídicas con menos de 50 trabajadores establezcan estos mismos canales de denuncia internos.
La Directiva señala que preferirá el uso de los cauces internos frente a la denuncia externa, siempre que a través de aquel pueda ponerse remedio a la infracción internamente de manera efectiva y el denunciante considere que no hay riesgo de represalias. Sin embargo, el considerando 51 de la Directiva, exige garantizar que en el caso de que las entidades privadas no prevean esos cauces internos, los informantes puedan comunicar su información directamente a las autoridades externas competentes y gozar de las protección contra las represalias que contempla la propia norma.
La aprobación de esta Directiva implica nuevas exigencias y requisitos en la gestión del canal de denuncias que las empresas deben introducir en los modelos con los que actualmente cuentan y, para aquellas empresas que no disponen de canal, especialmente aquellas con más de 50 trabajadores, deben empezar a planificar lo necesario para su incorporación.
¿Quién está obligado a tener un canal de denuncias?
Todas aquellas entidades jurídicas del sector privado que cuenten con 50 o más trabajadores.
Todas aquellas entidades jurídicas públicas, incluidas las que sean propiedad o estén sujetas al control de una entidad jurídica pública. En este caso los Estados miembros podrán eximir de la obligación a los municipios con menos de 10.000 habitantes, o con menos de 50 empleados y otras entidades con menos de 50 empleados.
Se permite la posibilidad de gestionar los canales de denuncia de forma compartida, siempre que los cauces estén diferenciados.
¿Quién puede denunciar?
Empleados de las diferentes entidades o funcionarios, ya sean entidades privadas o públicas.
Otras personas que estén en contacto con la entidad: trabajadores no asalariados, accionistas o miembros del Consejo de Administración o gobierno y supervisión de la entidad, incluidos miembros no ejecutivos, voluntarios y trabajadores en prácticas -remunerados o no- y cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas o proveedores.
Tipos de denuncia
Verbal o escrita:
- Verbal: vía telefónica, otros sistemas de mensajería de voz o presencialmente, solicitando una cita. En este último supuesto, la entidades públicas o privadas, tendrán derecho a documentar el contenido de la reunión mediante la grabación de la conversación. De la misma forma mediante línea telefónica o mensajería de voz.
- Escrita: por correo, a través de buzón físico destinado a recoger denuncias y/o a través de una plataforma en línea sobre soporte internet o intranet de la entidad.
Anónima o confidencial
- De acuerdo con el art. 5.2 los Estados miembros podrán decidir si las entidades aceptarán o no denuncias anónimas que entren en el ámbito de la Directiva. En todo caso, los denunciantes o alertadores que revelen públicamente información de manera anónima, deben gozar de protección en virtud de la Directiva, si con posterioridad son identificados y sufren represalias.
- El Reglamento UE 2016/679 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, contemplan la posibilidad de ambos tipos de denuncia: confidencial y anónima.
Requisitos
- Seguridad: diseñados, establecidos y gestionados de una forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del denunciante, de terceros que figuren en la denuncia y evitando el acceso a la misma por terceros no autorizados.
- Acuse de recibo: en un plazo máximo de siete días desde la recepción.
- Imparcialidad: debe asignarse una persona o servicio imparcial para tramitar la denuncia. Podrá ser la misma persona o servicio que reciba las denuncias, mantenga la comunicación con el denunciante, solicita información adicional y le de respuesta.
- Diligencia: en las denuncias confidenciales y en las anónimas, cuando así lo establezca el Derecho nacional.
- Plazo de respuesta razonable: no superior a tres meses desde el acuse de recibo. Si no lo hubo, desde el vencimiento del plazo de los siete días previstos como plazo para acusar recibo. Informar al denunciante sobre la tramitación de la denuncia, en la medida de lo jurídicamente posible y de la manera más completa posible, es esencial para generar confianza en la eficacia del sistema de protección de los denunciantes o informantes. Se le deben comunicar las medidas previstas o adoptadas para tramitar la denuncia y los motivos de dicha tramitación. En todo caso, debe ser informado de los progresos y el resultado de la investigación. Se le podrá pedir que proporcione información adicional, pero no tendrá la obligación de hacerlo.
- Accesibilidad e información clara sobre procedimientos de denuncia externa.
Confidencialidad, conservación, registro y protección de datos
- No se revelará la identidad del denunciante a terceros, sin su consentimiento. Quedan excluidas las personas autorizadas para recibir y tramitar las denuncias.
- No se facilitarán datos de los que se pueda deducir de forma directa o indirecta la identidad del denunciante.
- La única excepción se contempla en caso de que la obligación viniese impuesta por el Derecho nacional o de la Unión, realizada por las autoridades nacionales en el marco de un proceso judicial o para salvaguardar el derecho de defensa del interesado.
- La exigencia de confidencialidad es de aplicación también para el registro de denuncias que debe hacerse recogiendo las que se reciban.
Contar un canal de denuncias, además de permitir evitar que se cometa el delito, puede contribuir a la atenuación de la pena, en caso de producirse un delito corporativo
El canal de denuncias y el cumplimiento penal (Compliance)
El artículo 31 bis del Código Penal, que regula la responsabilidad penal de las personas jurídicas, señala una serie de medidas que de haberse adoptado en la empresa adecuadamente con anterioridad a la comisión del delito, pueden dar lugar a la aplicación de una atenuante, o incluso llegar a eximirla de responsabilidad penal.
En su número 5.4, dicha disposición establece como medida para el modelo de organización y gestión del cumplimiento corporativo imponer “…la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”. Lógicamente, la gestión de dicha información habrá de realizarse mediante el establecimiento de canales de denuncias, en cualquiera de sus formas: buzón físico, dirección de correo electrónico, intranet, página web, telefónico…
Sin embargo, el Código Penal no obliga a la creación del canal, a diferencia de lo que ahora sucede con la Directiva de protección del denunciante, que establece que para 2021 las empresas a partir de 50 trabajadores deberán contar obligatoriamente con uno. Se está incentivando desde la Unión Europea la ética y transparencia corporativa, mediante la obligatoriedad de disponer de canales internos de denuncia.
Hemos de pensar que contar con uno de estos sistemas de comunicación no debe considerarse únicamente como un elemento útil para la obtención de una atenuante o eximente, aunque lo sea, en realidad debemos considerar que lo que estamos implantando es una herramienta útil para conocer lo que pasa dentro de nuestra empresa y en consecuencia, poder reaccionar de forma rápida y eficaz frente a cualquier contratiempo o irregularidad de la que tengamos noticia a través del canal. Conocer que se ha cometido un delito en tu empresa por una noticia en la prensa, o por una citación judicial, reduce sensiblemente la capacidad de reacción y consecuentemente merma las posibilidades de defensa.
En todo caso, contar con un canal de denuncias sirve para trasladar a directivos, socios, trabajadores y demás personas vinculadas con la empresa lo que la jurisprudencia ha dado en llamar cultura de cumplimiento.
Esto supone llevar al convencimiento de todo el personal que la empresa no acepta, ni consiente los incumplimientos en su seno y que es una obligación de todo el personal protegerla de aquellos actos que puedan llevar a sancionarla, ya sea penalmente, o en cualquier otro ámbito.
Esta concienciación es un elemento esencial para evitar, o en el peor de los casos dificultar que se produzca el delito corporativo y por ende las graves consecuencias que supone la condena judicial, o incluso la propia investigación para la continuidad de la empresa y para su imagen corporativa.
Dédalo Legal al servicio de las entidades jurídicas interesadas
Como hemos podido leer, la Unión Europea quiere generalizar el uso de canales de denuncia internos, regulando además el formato y requisitos que deben tener. Por ello, es aconsejable que tanto Administraciones, como entidades públicas y privadas empiecen a trabajar cuanto antes en la implantación de estos canales de denuncia internos, o en la adaptación de los que ya tienen a los nuevos requisitos.
Contar con dicho canal además de permitir evitar que se cometa el delito, puede contribuir a la atenuación de la pena, en caso de producirse un delito corporativo.
Empezar cuanto antes la adaptación a las exigencias de la Directiva puede suponer un importante beneficio para la compañía:
- contribuye a la generalización de la cultura de cumplimiento en su seno y en consecuencia
- mejora ante clientes y posibles inversores su imagen de empresa comprometida con la ética y la transparencia.
Por último, es importante poner de relieve que, si bien la obligación de los Estados miembros es de transponer la Directiva al derecho nacional antes del 17 de diciembre de 2021, lo contenido en esta Directiva, al ser derechos subjetivos para los ciudadanos y estar perfectamente establecidos e individualizados, es de aplicación desde el día en que la Directiva entró en vigor: el 17 de diciembre de 2019.
Es decir, cualquier ciudadano puede exigir el cumplimiento de lo contenido en la misma, de acuerdo con reiterada jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea.
Desde Dédalo Legal estamos a su disposición para la implantación, mantenimiento y seguimiento de su Buzón de Denuncias, de acuerdo con lo establecido por la Directiva UE 2019/1937.